Serrature per mobili e armadietti: come conservare la documentazione contabile

Con le nuove normative sulla dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti, molte cose sono cambiate nel mondo del lavoro. Se digitalizzare i documenti rappresenta oggi un obbligo di legge, e ne garantisce la sicurezza, anche la conservazione cartacea degli stessi è importante. Anzi, obbligatoria si dovrebbe dire, almeno in alcuni casi. Questo è vero per alcune categorie di professionisti, deputati ad esempio alla conservazione della documentazione contabile di un’azienda. È ciò di cui parleremo in questa guida, specificando come sia importante quindi dotare i mobili e gli armadietti in cui si conservano i documenti di adeguate serrature.

A cosa servono le serrature per i mobili

Quando si parla di serrature per mobili, potrebbero forse venirvi in mente quelle sottili chiavi che tengono chiusi gli armadietti in cui si conservano, ad esempio, i liquori. Allo stesso modo potreste pensare ad un armadietto in palestra dove conservate gli indumenti che volete appunto tenere sotto chiave. Invece ci sono dei casi in cui la conservazione e la salvaguardia del contenuto di determinate strutture è molto importante. Le serrature per mobili si dividono, in senso generale, in tre grandi categorie:

  • serrature da mettere sulla cassetta postale (leggere la posta altrui è infatti un reato);
  • serrature da mettere sui quadri elettrici (la manomissione di un contatore è un altro reato);
  • serrature da montare su mobili e armadietti (che è l’oggetto della nostra guida).

Sul portale di Intecosas potete visionare le categorie nello specifico e vedere tutte le serrature che si trovano in commercio per scegliere quella giusta. Ci sono però dei casi, come abbiamo anticipato, in cui tenere sotto chiave la documentazione è d’obbligo. Vediamo quali.

Obbligo di conservazione delle scritture contabili

Chi lavora in uno studio legale o commercialista sa benissimo che le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dal momento dell’emissione. Il motivo è che le stesse devono essere sempre disponibili in forma originale per eventuali controlli o controversie. Lo stabilisce il codice civile, che riserva lo stesso trattamento anche alle fatture, alle lettere protocollate, ai telegrammi, insomma a tutto quello che serve per ricostruire in ogni momento l’attività di un’azienda.
Oggi giorno, con le nuove norme della Pubblica Amministrazione, tali documenti possono essere dematerializzati. Tuttavia, per chi ancora non si è organizzato, o per chi sta riscontrando criticità nella cosiddetta tenuta informatica, la conservazione cartacea è ancora importante.

Anche perché, affinché le scritture contabili digitalizzate siano valide dal punto di vista legale e fiscale, è necessario marcarle temporalmente con una scadenza che va dall’anno al trimestre, a seconda dei casi. In situazioni così delicate, si sa che le nuove normative richiedono tempi lunghi per entrare a regime, la conservazione cartacea assume un aspetto determinante per non trovarsi senza più fogli di carta e senza ancora documenti digitali corretti. Gli stessi poi vanno tenuti sotto chiave per garantire che non siano stati manomessi. Vediamo allora quali sono le tipologie di chiusure più diffuse.

Tipologie di chiusure per armadietti e mobiletti

La prima cosa che dovete verificare sul vostro armadietto o mobiletto, è la presenza di cerniere ideone. Come è facile intuire, è inutile avere una buona serratura se poi la struttura su cui è montata è debole. Le cerniere dovrebbero essere di dimensioni non troppo grandi per non ingombrare la struttura ma allo stesso tempo resistenti per non usurarsi.
Per quanto riguarda la serratura, questa sarà diversa a seconda che il mobile sia in metallo o in legno.

In entrambi i casi la qualità deve essere indiscutibile. A voi starà la scelta dei modelli, se a scrocco, con l’asta o addirittura con il lucchetto.

Un ultimo utile suggerimento è quello di specificare al fornitore l’uso che farete della serratura, in modo che saprà consigliarvi al meglio sulla scelta. Non dimenticate di specificare poi il tipo di struttura su cui andrà montata la serratura. Spesso non ci si pensa, ma le porte non sono tutte uguali, e ognuna ha la sua serratura.

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