Nel 2025 pare che la tendenza per le grandi aziende sia un vero e proprio ritorno in ufficio: sembrano ormai dimenticati i tempi dello smart o remote working perché multinazionali e società tech importanti come Amazon, PwC e X hanno comunicato ai dipendenti che è necessario presentarsi in ufficio per un minimo di tre giorni a settimana. Quindi anche le aziende italiane si adegueranno: è necessario predisporre il tutto per creare un ambiente lavorativo che possa di nuovo accogliere al meglio i suoi dipendenti, al fine di ricreare uno spazio che renda agevole e piacevole la loro permanenza in ufficio.
La soluzione è lo space planning, la progettazione dell’ufficio dalla A alla Z: il seguente articolo vuole essere una guida con le best practices per guidare la pianificazione di uno spazio lavorativo in tutti i suoi aspetti e per indicare i vantaggi da trarre.
Cos’è la pianificazione dello spazio e perché è utile?
La pianificazione dello spazio deve rispondere alle esigenze dell’azienda e dei lavoratori al fine di accrescere la collaborazione e stimolare la creatività dei dipendenti, con lo scopo di accrescere il benessere, la funzionalità e la produttività. L’ambiente può essere riprogettato in modo differente rispetto allo stadio iniziale, oppure può essere pianificato da zero secondo nuovi criteri. Si deve valutare il modo in cui l’attuale spazio viene utilizzato dal team e quali aree vengono maggiormente sfruttate, oltre a capire quali sono i reparti che collaborano maggiormente. Inoltre, è necessario avere chiaro la planimetria e il numero di persone presenti nell’area, oltre al modo in cui lavorano: in presenza o in smart working? Full time o part-time? Gli aspetti da considerare sono davvero molti, per questo è necessario affidarsi a partner affidabili e professionali.
Pianificare l’ufficio step by step
Il primo passo è ascoltare in modo attivo le esigenze dei clienti: quali sono gli aspetti che si vogliono enfatizzare dello spazio? Il secondo step è il progetto, dunque il momento in cui le idee vengono trasformate in un progetto concreto. Segue la parte di installazione e allestimento, l’ufficio è realtà: vengono sistemati i mobili, l’illuminazione, gli accessori ed eventuali decorazioni.
Quali sono i possibili interventi che si possono attuare per cambiare il volto dell’ufficio? È possibile realizzare controsoffitti in cartongesso, particolarmente adatto per soluzioni veloci ed economiche. Caratterizzato da un ottimo potere termoisolante e acustico, trova applicazione nelle divisioni di ambienti per risolvere problematiche particolari, come ad esempio la presenza di umidità. È possibile realizzare anche pavimenti soprelevati o rivestirli con diversi tipi di finiture: dal marmo al granito fino al PVC, esistono infinite possibilità che si adattano a ogni esigenza e ambiente.
E non si sottovaluti l’importanza dell’illuminazione, un punto di fondamentale importanza per fornire la migliore luce possibile per i dipendenti. Il benessere in ufficio passa anche dalla presenza di uno spazio green, ricco di piante che svolgono un’importante funzione per la salute e il benessere umano. Infatti, la presenza di aree verdi aiuta a ridurre lo stress, migliorare la concentrazione e la produttività, oltre al fatto che permette di assorbire il rumore, gli odori e contribuisce a ridurre l’inquinamento di polveri.
Riprogettare l’ambiente lavorativo in modo differente apporta innumerevoli vantaggi, perché consente una perfetta integrazione e armonia tra i dipendenti, la tecnologia e il luogo stesso. Inoltre, permette alle persone di cooperare meglio, grazie a un ampliamento dello spazio necessario, favorisce la comunicazione tra colleghi e aumenta la produttività.
Riprogettare lo spazio di lavoro assicura gli ambienti necessari per un eventuale incremento del personale e promuove la crescita aziendale, favorisce il risparmio sia del punto di vista degli spazi sia per le spese riguardanti il noleggio.
In conclusione, la pianificazione dello spazio di lavoro è di fondamentale importanza per la resa aziendale e richiede, di conseguenza, lavori di valutazione e riprogettazione estremamente accurati.
